Technische Informationen zur Massenmeldung von Arzneimittel-Verwendungen per CSV-Datei (TAM v2)

Allgemeines

Das Dateiformat CSV beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten.

Die Dateiendung CSV ist eine Abkürzung für Comma-Separated Values (wobei comma nicht wörtlich zu nehmen ist).

Eine CSV-Datei enthält in der erste Datenzeile die Spaltennamen (in exakt richtiger Schreibweise) und in den weiteren Zeilen die Daten.

Zur Trennung der Datenfelder (Spalten) innerhalb der Datensätze wird von HI-Tier standardmäßig ein Semikolon erwartet.

CSV-Dateien können in den entsprechenden Menüpunkten "Massenmeldung" der HIT-Meldeprogramme, im HitBatch-Client oder eigener Software verwendet werden

	in den Online-Meldeprogrammen ist eine Massenübertragung von 100 - 500 Datensätze sinnvoll möglich,
	in anderer Software sind auch wesentlich größere Datenmengen möglich.

CSV-Dateien können Tabellen oder eine Liste unterschiedlich langer Listen abgebildet werden.

Es können beliebige Meldungsarten verarbeitet werden, sofern diese im eigenen Kompetenzbereich liegen.

Das CSV-Dateiformat kann durch Export aus verschiedene Tabellenkalkulationsprogramme wie z.B. Microsoft Excel oder Star-Office, aber auch in Datenbanken oder Textverarbeitungssysteme erzeugt werden. Zu beachten ist dabei speziell

	speichern als "CSV (Trennzeichen-getrennt)"
	Nicht in UTF8-Codierung
	Die zugrundeliegende Arbeitsmappe sollte keine unnötigen Leerspalten oder Leerzeilen enthalten

Aktionen

Einfügen - Aktion I (iIsert)

Die Aktion EINFÜGEN dient zum Speichern neuer Datensätze. Sind bereits Meldungen vorhanden, deren Schlüsselfelder mit den erneut übertragenen Daten übereinstimmen, wird die Speicherung abgelehnt. Hierbei sind zwei Varianten zu unterscheiden:

	Wenn neben den Schlüsselfelder auch in den weiteren Felder die Werte identisch sind, erfolgt ein Hinweis, dass der Datensatz bereits identisch vorliegt,
	Weichen die sonstigen Werte ab, erfolgt keine Speicherung oder Korrektur sondern eine Ablehnung mit der Fehlermeldung, dass bereits andere Daten zu diesem Satz vorliegen. Für eine Korrektur müssen Sie die Schaltfläche "Ändern" benutzen oder mittels "Stornieren" zunächst die alte Übertragung löschen und anschließend den aktuellen Datensatz nochmals senden.

Ändern - Aktion X (eXcecute)

Die Aktion ÄNDERN dient zum Speichern neuer und Überschreiben vorhandener Datensätze. Sind bereits Meldungen vorhanden, deren Schlüsselfelder mit den erneut übertragenen Daten übereinstimmen, werden die alten Daten automatisch storniert und die neuen Werte eingefügt und somit der Datensatz korrigiert. Sofern kein entsprechender alter Datensatz vorhanden ist, wird der neue Satz eingefügt.

Sollen Werte korrigiert werden, die zum Schlüssel des Datensatzes gehören, wie z.B. das Datum der Anwendung oder Abgabe ist nicht Funktion ÄNDERN zu verwenden, weil damit ein zweiter Datensatz eingefügt würde; der alte Datensatz bleibt bestehen.

Stornieren - Aktion S (Storno)

Die Aktion STORNIEREN dient zum "Löschen" bereits gespeicherter Datensätze. Es genügt die sogenannten Schlüsselwerte zu liefern. Werden alle Werte übertragen, erfolgt eine Überprüfung mit dem gespeicherten Satz

	wenn alle mitgelieferten Werte identisch sind, wird der Datensatz storniert und gilt als "gelöscht",
	wenn Werte abweichen erfolgt kein Storno sondern eine Ablehnung mit der Fehlermeldung, dass andere Daten zu diesem Satz vorliegen,
	wenn sich die Abweichungen nur auf Systemwerte wie z.B. Meldeweg beziehen, folgt eine Nachfrage, ob wirklich storniert werden soll.

Confirm/Check - Aktion C (Confirm)

Die Aktion CONFIRM/CHECK dient zum Prüfen bzw. Bestätigen bereits gespeicherter Datensätze. Die Funktionalität ist abhängig von der jeweiligen Meldeart ggf. unterschiedlich. Es genügt die sogenannten Schlüsselwerte zu liefern.

Verwendung der CSV-Dateien in verschiedenen Systemen

Massenmeldung im 'alten' HIT V.1 (klassisch)

	Anmelden unter www.hi-tier.de/HitCom,
	anschließend Menüpunkt "weitere Abfragen und Funktionen"
	dort Menüpunkt "Massenmeldungen per Datei"
	Grundsätzliche Informationen zur Massenmeldung und CSV-Aufbau auf der "Hilfeseite"
	spezielle Informationen zum Aufbau einer CSV-Datei für Arzneimittelverwendung (TAMX_XABAW) unter "Arzneimittelverwendung, Version 2 - ab 2023"

Massenmeldung im 'neuen' HIT V.3

	Anmelden unter www.hi-tier.de/HitCom3,
	anschließend Menüpunkt "[Menü] / [Massenmeldungen]"
	beim Auswahlpunkt "Meldung" "speziell ..." und dann beim eingeblendeten Feld "speziell" "TAMX_ABAW" eingeben

Massenmeldung per HitBatch-Client

	Kostenloses Java-Programm zur automatischen Massenmeldung - Download und Beschreibung hier unter: HitBatch Client
	Spezielles, fertiges Kurz-Beispiel Dateibereich/HitBatch Arzneimittel-Verwendung TAM_V2.zip

Excel-Muster komplett mit Arzneimittel und Packungslisten

Hier unter Dateibereich/Muster-Arzneimittelverwendung_V3.xlsx finden Sie ein Beispiel einer kompletten Excel-Datei mit verschiedenen Blättern die als Vorlage für eine Offline-Erfassung per Excel dienen können.

Das jeweilige mit Arzneimittel-Verwendungen ausgefüllte Arbeitsblatt muss dann separat als "CSV (Trennzeichen-getrennt)" gespeichert und weiterverarbeitet werden.

Es handelt sich hier um die verbesserte Version vom 27.01.2023. Für Fragen und Hilfestellung dazu wenden Sie sich bitte an das BVL

Mögliche Fehler und Probleme

Falsche Zeichensatz-Kodierung

Wenn beim Abspeichern aus Excel oder einem anderen Programm versehentlich nicht der Windows-Zeichensatz / ISO-8859 / ANSI sondern "UTF" erzeugt wird, kann es zu Problemen kommen.

Die einfachste Lösung ist in Excel nochmals speichern als "CSV (Trennzeichen-getrennt)". Andere Lösungen bestehen im Umstellen des Zeichensatzes bei der Massenmeldung über das 'Benutzer- und Programmprofil'.

Falsche Zeichensatz-Kodierung - UTF mit "BOM" (byte order marker)

Wenn beim Abspeichern aus Excel oder einem anderen Programm versehentlich nicht der Windows-Zeichensatz / ISO-8859 / ANSI sondern "UTF mit BOM" erzeugt wird, kommt die Fehlermeldung:

Benötigte Spalten fehlen in Überschriftszeile: BNR15

obwohl die Spalte in der CSV-Datei enthalten ist. Wenn man die Datei (in V.1) mittels [Testen] prüft, erhält man eine Ausgabe in etwa

Es gibt 1 Fehler, 13 Hinweise, bitte korrigieren:
Nicht passende Spalten in Überschriftszeile: Ï»¿BNR15

Die komischen Zeichen zu Beginn des Spaltennamens weisen auf die falsch Codierung hin. In diesem Fall muss die Datei neu im korrekten Zeichensatz erzeugt werden oder die Codierung muss mit einem geeigneten Editor (wie z.B. dem kostenlosen Notepadd++) geändert werden.

Spezielle Vorgehensweise zur 'vereinfachten Eingabe' und 'Nachkorrektur'

Vorgehen in HIT V.1

CSV-Datei holen und vorbereiten

Testsystem aufrufen unter www.hi-tier.de/HitTest
Anmelden als "Test-Tierarzt"
1. Betrieb : 09 000 000 00 85
2. PIN (Passwort) : Aaaa$900085
"Auswahlmenü Auswahlmenü Tierarzneimittel / Antibiotika (TAM)" aufrufen
Menüpunkt "Massenmeldungen von Arzneimittelverwendung per Datei" auswählen
Hilfeseite aufrufen - durch Klicken auf das gelbe Fragezeichen und "Arzneimittelverwendung, Version 2 - ab 2023" suchen
oder direkt über diesen Link: https://www1.hi-tier.de/HitTest/hilfe/l_upload1.asp#TAM_XABAW_V2
Die vorbereitete Beispieldatei "Muster - Arzneimittelverwendung_V2_simple.CSV" suchen und herunterladen
oder direkt über diesen Link: https://www1.hi-tier.de/HitTest/download/muster/Muster-Arzneimittelverwendung_V2_simple.csv herunterladen und lokal am Computer abspeichern, z.B: "C:\Temp\Muster-Arzneimittelverwendung_V2_simple.csv"

Arzneimittelverwendung in CSV-Datei eingeben

Öffnen der zu bearbeiteten CSV-Datei mit den Arzneimittelverwendung
1. Entweder der zuletzt bearbeiteten CSV-Datei mit den Arzneimittelverwendung
2. der lokal abgespeicherten Musterdatei "C:\Temp\Muster-Arzneimittelverwendung_V2_simple.csv"
3. dann ggf. sofort mit neuem Namen abspeichern z.B. "C:\Temp\AM-Verwendung-2023-Januar.csv"
4. Immer als "CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)" - NICHT als "CSV (UTF-8)" und NICHT als "Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx)". In Excel vorliegende Dateien können auch wieder als "CSV" gespeichert werden.
Nun können zeilenweise eingegeben werden
Dabei bedeuten die Spalten im einzelnen
1. BNR15: Betriebsnummer des Urhebers der Daten (Tierarzt oder Dritte gemäß Tierarzt-Erklärung) - zum Testen "09 000 000 0085" für die richtigen Meldungen ins das '"echte" Meldeprogramm dann Ihre richtige Betriebsnummer
2. BNR15_HA: Betriebsnummer des Halters - vom Halter zu erfragen, i.d.R. 12stellig in der Form "09 123 456 7890" oder 15stellig "276091234567890"
3. TAMB_FORM: Nutzungsart als Zahl oder besser 3-Buchstabenabkürzung, siehe https://www1.hi-tier.de/entwicklung/Konzept/_asp/dd00005.asp?txtParam=TAMB_FORM&radTestProd=0&radHisto=0&radSuchenExakt=0
4. TAMX_TIANZ: Anzahl behandelte Tiere
5. TAMA_NAME: Achtung - statt hier wirklich den 100% richtig geschrieben Namen des Arzneimittels oder die Zulassungsnummer einzugeben nutzt man eine Sonderregelung!
  Nicht mehr gelistete Arzneimittel kann man durch Angabe des # am Textanfang eingeben, also z.B. "# Fluximed (Restbestand)".
  Diese hochgeladenen Daten können und müssen dann anschließend nachbearbeitet werden, also es muss das richtige Arzneimittel und die passende Packung gewählt werden.
  Daher in den Text am besten eine Beschreibung, aus der Sie dann, mit Arzneimittel und Packung finden können, also z.B. "" (s. spalte D "Muster-Arzneimittelverwendung_V2_simple.csv")
6. TAMX_AWMEN: Anwendungsmenge
7. TAMX_AW_ME: zugehörige Maßeinheit, als Zahl oder besser Buchstabenabkürzung, siehe https://www1.hi-tier.de/entwicklung/Konzept/_asp/dd00005.asp?txtParam=TAMA_AME&radTestProd=0&radHisto=0&radSuchenExakt=0
8. TAMX_AWDAT: Datum der Abgabe, Anwendung oder Verschreibung
9. TAMX_LFNR: laufende Nummer in der Regel 1, nur wenn mehr als ein Eintrag (für ein Datum, Nutzungsart und Arzneimittel) muss hier hoch gezählt werden (2, 3, …)
10. TAMX_BEHAT: Behandlungstage

CSV-Datei per Massenmeldung hochladen - Ausführung im Test-System

Vorbemerkung / Prüfung
1. Achtung: Bitte keine Echtdaten Ihrer Kunden ins Testsystem hochladen
2. Sicherstellen, dass in der Spalte BNR15 der Testbetrieb steht (und nicht Ihre echte Betriebsnummer)
Testsystem aufrufen unter www.hi-tier.de/HitTest
Anmelden als "Test-Tierarzt"
1. Betrieb : 09 000 000 00 85
2. PIN (Passwort) : Aaaa$900085
"Auswahlmenü Tierarzneimittel / Antibiotika (TAM)" aufrufen
In Maske "Massenmeldungen von Arzneimittelverwendung per Datei"
1. Bei 'Meldung' den Eintrag [Arzneimittelverwendung (TAM)] auswählen - wenn nicht schon vorgewählt
2. Bei 'Sendeoption' den Eintrag [Nachfragen bestätigen, Meldung trotzdem speichern] auswählen - oder testweise die Nachfragen ansehen und dann nochmal ausführen … Achtung: wird nicht der korrekte Namen des Arzneimittels angegeben (siehe dazu 'Arzneimittelverwendung in CSV-Datei eingeben' 3.5) muss bei Sendeoption 'Nachfrage bestätigen, Meldung trotzdem speichern' gewählt werden.
3. Bei 'Daten-Datei' die zu sendende CSV-Datei auswählen
4. Anschließend die Schaltfläche für die gewünschte Aktion [Einfügen] oder [Ändern] oder [Stornieren] drücken
5. Eventuell aufgetretene Fehlermeldungen beachten, ggf. Daten korrigieren und Datensendung wiederholen
Unterschiedliche Aktionen je nach Schaltfläche
1. [Einfügen] verwenden, um eine neue Datei / neue Daten das erste Mal zu senden.
  1. Wenn Sie exakt dieselben Daten mittels [Einfügen] erneut senden, erhalten Sie den Hinweis 'Diese Meldung liegt bereits identisch vor und wurde deshalb ignoriert.'
  2. Wenn z.B. der Text bei den Arzneimittelnamen geändert, erhalten Sie den Fehler ist 'Es liegen bereits andere Daten für diese Meldung vor, Speichern wurde abgelehnt.'
2. [Ändern] verwenden, um Daten zu melden oder zu ändern
  1. verhält sich bei 'neuen Datensätzen' analog zu [Einfügen],
  2. bei 'geänderten Datensätzen' kommt kein Fehler, sondern die Daten werden geändert und es kommt der Hinweis 'Die Meldung wurde ausgeführt und als Änderung abgespeichert.'
3. Achtung: Wenn beim [Ändern] "Schlüsselwerte" wie Betriebsnummer des Halters (BNR15), Nutzung (TAMB_FORM) oder Datum (TAMX_AWDAT) und laufende Nr. geändert sind,
  1. wird das NICHT als Änderung erkannt, sondern es wird ein neuer Datensatz gespeichert und der alte bleibt unverändert erhalten.
  2. Dies kann dann zu Doppelmeldungen und überhöhten Mengen führen.
  3. Wenn daher an einer bestehenden CSV-Datei Korrekturen vorgenommen werden sollen, ist es sinnvoll die aktuellen Daten der CSV-Datei zuerst zu entfernen - siehe [Stornieren]
4. [Stornieren] verwenden, um mit einer CSV-Datei gemeldete Daten wieder aus dem System zu entfernen. Ein echtes 'Löschen' wird nicht angeboten damit sämtliche Änderungen später noch nachvollzogen werden können

CSV-Datei per Massenmeldung hochladen - Ausführung im echten Meldeprogramm d.h. Produktions-System

Vorbemerkung / Prüfung
1. Bitte keine Testdaten ins Produktions-System hochladen
2. Sicherstellen, dass in der Spalte BNR15 Ihre echte Betriebsnummer steht (und nicht der Testbetrieb)
Produktions-System aufrufen unter www.hi-tier.de/HitCom
Anmelden mit Ihrer Tierarzt-Betriebsnummer
1. Ihre Betrieb : <wie von zuständigen Stelle im Land mitgeteilt>
2. Ihre PIN (Passwort) : <wie von zuständigen Stelle im Land mitgeteilt>
Die Maske "Massenmeldung" im "Auswahlmenü Tierarzneimittel / Antibiotika (TAM)" aufrufen
oder direkt über diesen Link: https://www1.hi-tier.de/HitCom/l_upload1.asp?M=TAM&cboUplMeldung=44
CSV-Datei hochladen (Details siehe oben bei Test-System…)

Anschließend unbedingt: Arzneimittel und Packungsidentifikation im Meldeprogramm korrigieren

Anmelden im Produktions-System unter www.hi-tier.de/HitCom mit Ihrer Tierarzt-Betriebsnummer
im "Auswahlmenü Tierarzneimittel / Antibiotika (TAM)" die "Eingabe Verwendung antibakteriell wirksamer Substanzen (Pflichtmeldung nach TAMG, Version 2023)" aufrufen
im Feld "Betrieb Halter" die entsprechende Betriebsnummer eingeben und im Kalenderhalbjahr die richtige Periode (z. B. 2023/I) auswählen und anschließend auf "Anzeigen" klicken
in der jetzt erscheinenden Tabelle bei der Spalte "Arzneimittel" das richtige Auswählen (d.h. der vorher in die Musterdatei nur durch einen Platzhalter/Sonderregel, s. TAMA_NAME eingetragene Begriff muss korrigiert werden) und in der Spalte "Packungs-ID" die korrespondierende Größe wählen
"Ändern/Speichern" drücken